一．項目接洽階段

       

 1．獲取參展客戶信息

        以下一些渠道是有可能幫助獲得最初步的客戶信息的。

        上屆展覽會的會刊——一般比較成熟和已經(jīng)固定的展會，行業(yè)中的主要廠商基本上會繼續(xù)參展，所以上屆會刊是很好的渠道。會刊資料往往登載有平面圖（可以看出是否展位屬于特裝，一般面積在36平米以上是需要特別布置的）、展商的聯(lián)系方式和簡介（有些展會也會把公司的展會負責人姓名登在上面）。會刊資料可以配合現(xiàn)場實景照片進行比較，重要展會進行拍攝存檔（數(shù)碼相片統(tǒng)一存放路徑電腦備份、相片紙打印編號存檔以方便查閱）。

        展會專設網(wǎng)站——比較有規(guī)模的展會基本上建有專門的網(wǎng)頁，一般有對下屆展會的宣傳和以往展覽的回顧，有些不僅會列出上屆的展商，為顯示其展會效益，網(wǎng)上也上傳一些布置得挺美觀的展位照片。

        行業(yè)資訊媒體——行業(yè)資訊媒體比較熟悉其行業(yè)的展會和廠商，有些專門的采訪類欄目，類似展會快報的性質，里面有參展商市場宣傳方面的負責人信息。

        正在服務客戶的參展商手冊和平面圖——如果在每次展會上有已經(jīng)在服務的客戶參展，最好能夠通過他們獲得展位平面圖（在為新客戶服務時也要盡可能獲得所有展商的平面圖），上面是最新的參展商，該屆展會的特裝客戶可以一目了然。

2．上門拜訪客戶

        會展行業(yè)的業(yè)務特殊性在于它的客戶基本是確定的，只是客戶需要選擇不同的供應商而已。很多的客戶會進行邀稿競標，這些是很多展覽公司都可以進入的，有些供應商關系已經(jīng)固定的客戶需要通過其他機會再進入。很多時候，確實要參展的特裝客戶是需要展覽服務的，可以進行登門拜訪的。

        通過對客戶的交談，詳細了解客戶的意圖，明確客戶希望展示的主題，偏愛色調(diào)，是否開辟洽談區(qū)，需要媒介設備等。有些客戶會提供他們的公司介紹給展覽公司，但即便有對方的公司介紹，通過交流，業(yè)務人員需要得知其以往的展臺情況，特別是為什么會放棄原有的合作關系，有哪些地方是不滿意的。

 

        有些客戶通常邀請很多家比稿，但最后選中的方案是幾個方案的集合，對于這種客戶事先很難分辨。也有個別客戶已經(jīng)有了搭建商，只是為了形式，或是為了通過比稿得到一份現(xiàn)成的設計圖，最后自己另外找人做。目前會展行業(yè)比較混亂，該種情況希望可以通過與客戶交流能夠提前得以發(fā)覺。

 

3．取得客戶參展相關資料

        如果得到客戶的認可，同意為其展覽提供策劃設計，通常需要得到客戶的以下資料——展館平面圖、展位面積、展商手冊、客戶公司介紹資料、客戶公司全稱、客戶標準司標、客戶標準字體、客戶標準色標、參展產(chǎn)品名稱規(guī)格和數(shù)量登、參展產(chǎn)品用電要求、重點參展產(chǎn)品、展位制作預算。

        通常不管是何種情況，客戶都會提供設計本身需要的資料，但對于展覽服務公司來說，獲得客戶的費用運算是最關鍵的，在投標比稿中尤為重要。有些客戶會給一個大概的范圍，但有些客戶不愿透露，甚至本身也沒有事先有預算。我們可以收集該客戶的以往同行業(yè)展位照進行比較，或者把一些展位圖給客戶參考選擇，并告知其大致費用，請其選擇參考。客戶一般會選擇其風格和價格都比較接近的展臺圖。

        參展商手冊和客戶要求關系到設計師的方案是否能夠達到入圍中標，應該盡可能齊全地從客戶那邊獲得。展商手冊涉及到了展館的技術參數(shù)和規(guī)則要求等。客戶要求可從以下幾個方面明確：展位結構、展位材質要求、色彩要求、設計重點、照明要求、展板數(shù)量、展位高度等。

 

4．明確設計圖交付日期，制定工作計劃

        同客戶明確首稿的交付時間和要求，會同設計師進行安排。對于大的項目，應該制定一份工作時間明細表，有需要可以提交給客戶。


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