西安創(chuàng)鼎展覽制作搭建小編了解到：招展工作的組團(tuán)構(gòu)成與代理管理形式

 

 

 1．招展組團(tuán)的管理

 

  展覽組織機(jī)構(gòu)為了保證展覽項(xiàng)目的品質(zhì)，通常會采取定向巨星組團(tuán)的方式來實(shí)現(xiàn)基本招展數(shù)量，特別是政府主導(dǎo)型展覽，如廣交會、華交會、昆交會、高交會等展覽。展覽組團(tuán)是按照行政區(qū)域來進(jìn)行的，其責(zé)任單位是行政區(qū)域內(nèi)與貿(mào)易廳局、行業(yè)協(xié)會或國際組織相關(guān)的展覽組織機(jī)構(gòu)。發(fā)展招展組團(tuán)單位，利用組團(tuán)單位的積極性與資源優(yōu)勢來完成招展任務(wù)，是展覽組織機(jī)構(gòu)提高招展效率，保證展覽成功的重要環(huán)節(jié)。

 

  (1)合作招展組團(tuán)單位的基本構(gòu)成

 

  當(dāng)?shù)匦袠I(yè)協(xié)會主辦單位的分支機(jī)構(gòu)。

 

  行業(yè)性權(quán)威機(jī)構(gòu)(如外經(jīng)貿(mào)局、中小企業(yè)發(fā)展局等)。

 

  展覽組織機(jī)構(gòu)(公司)。

 

  海外的專業(yè)性國際展覽代理機(jī)構(gòu)(公司、旅行社等)。

 

  (2)招展組團(tuán)管理的主要工作方法

 

  招展組團(tuán)主要通過召開籌備會、檢查會、動員會等會議進(jìn)行管理。展覽組織機(jī)構(gòu)通過召開會議來傳達(dá)招展工作的主要精神;布置具體的招展工作，明確招展任務(wù);鼓舞招展組團(tuán)單位的士氣，培養(yǎng)在組團(tuán)工作中的歸屬感與集體感;加強(qiáng)各組團(tuán)單位間的互助合作精神;檢查招展工作落實(shí)情況;發(fā)現(xiàn)招展活動中的問題，互通訊息，相互學(xué)習(xí)。

 

  籌備會。是為展覽的籌備工作而召開的會議，國內(nèi)展覽通常是在展覽開幕前3個月召開。會議的目的是介紹招展工作籌備情況;布置工作，明確責(zé)任;指導(dǎo)招展單位按時按質(zhì)完成籌備工作;培養(yǎng)集體感和協(xié)作觀念;同時也為展覽組織機(jī)構(gòu)的招展工作征集意見與建議。

 

  會議通常由組委會最高領(lǐng)導(dǎo)主持，項(xiàng)目經(jīng)理或協(xié)調(diào)人主講。展覽組織機(jī)構(gòu)的展品運(yùn)輸、宣傳聯(lián)絡(luò)、設(shè)計(jì)施工、行政后勤的具體負(fù)責(zé)人參加會議并就各部分工作提出要求。同時還應(yīng)邀請招展組團(tuán)單位的高層負(fù)責(zé)人和具體協(xié)調(diào)人參加會議。

 

  檢查會。是檢查招展籌備的工作會議?？梢砸曊姓惯M(jìn)度情況定期或不定期地舉行。檢查會議有兩種形式：一是招展工作檢查會誦過會議檢查各組團(tuán)單位招展進(jìn)度情況，根據(jù)各組團(tuán)單位招展進(jìn)度的差異情況，動態(tài)協(xié)調(diào)展位的分配數(shù)與組展比例;二是組團(tuán)展前工作檢查會，在展覽開幕前一至兩個星期召開，主要檢查展臺施工、展品運(yùn)輸、展臺布置等工作及人員行程、住宿、膳食、市內(nèi)交通等安排。

 

  動員會。這項(xiàng)會議通常在開幕前一天召開，展覽組織機(jī)構(gòu)的主要工作人員與組團(tuán)單位負(fù)責(zé)人都將出席。會議要求參加組團(tuán)的參展商服從組團(tuán)單位的統(tǒng)一指揮，進(jìn)一步嚴(yán)明紀(jì)律，鼓舞士氣，出臺組團(tuán)和管理辦法。要求參展工作人員具有高度的責(zé)任心和榮譽(yù)感，建立良好的展臺環(huán)境與秩序，提高工作效率。

 

  (3)招展組團(tuán)工作的重要作用

 

  提高展覽會的影響力，加快信息的有效快速傳遞。·充分利用各方資源，優(yōu)勢互補(bǔ)，加快資源整合。

 

  最大程度挖掘新客戶，壯大參展隊(duì)伍。·降低招展成本。

 

  2．招展代理的管理

 

  招展代理是展覽組織機(jī)構(gòu)借用外部力量來做大做活展覽組織的有效手段。通過招展代理可以有效擴(kuò)大招展組織工作的網(wǎng)絡(luò)，拓展?fàn)I銷規(guī)模，為展覽組織機(jī)構(gòu)增加經(jīng)濟(jì)效益。因?yàn)?，只有具備良好資質(zhì)的招展代理商才能切實(shí)地履行職責(zé)，按時完成招展任務(wù)，所以這項(xiàng)工作的要點(diǎn)就是要加強(qiáng)對招展代理商資質(zhì)的管理。

 

  (1)招展代理組織形式

 

  獨(dú)家代理。在規(guī)定時期內(nèi)，展覽組織機(jī)構(gòu)將某一地區(qū)的招展權(quán)賦予某家代理商獨(dú)家負(fù)責(zé)，展覽組織機(jī)構(gòu)與其他代理商在該地域內(nèi)不再進(jìn)行展覽項(xiàng)目的招展活動。獨(dú)家代理只有通過展覽組織機(jī)構(gòu)的資質(zhì)審查并承諾完成一定數(shù)量的招展任務(wù)，才能取得這項(xiàng)授權(quán)。

 

  排他代理。展覽組織機(jī)構(gòu)賦予代理商在規(guī)定地區(qū)與規(guī)定時間內(nèi)的招展權(quán)，在該地域內(nèi)不再安排其他代理商進(jìn)行該展覽項(xiàng)目的招展，但展覽組織機(jī)構(gòu)不在限定的范圍，可在該地區(qū)招展。國外招展代理通?？刹扇∵@種形式。

 

  一般代理。展覽組織機(jī)構(gòu)在同一地區(qū)同時委托若干代理商作為展覽組織機(jī)構(gòu)的招展代理，并明確各招展代理商的招展權(quán)限，展覽組織機(jī)構(gòu)也可在該地區(qū)實(shí)施招展，采用此招展代理方式時，需明確統(tǒng)一的代理?xiàng)l件。

 

  承包代理。代理商買斷一定數(shù)量的展位，不論能否完成約定的招商數(shù)量，代理商都需將商定的展位費(fèi)付給展覽組織機(jī)構(gòu)。

 

  (2)對代理商管理的有關(guān)規(guī)定

 

  定期提交代理情況的書面報(bào)告。每隔一段時間，要求代理商定期匯報(bào)其招展情況，匯報(bào)代理商和當(dāng)?shù)貐⒄股虒φ褂[的看法、意見和建議，并對所在區(qū)域的市場做出分析，形成簡要書面報(bào)告上報(bào)給展覽組織機(jī)構(gòu)。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際情況再對招展工作安排做必要調(diào)整。

 

  招展價格的控制。代理商對外招展應(yīng)嚴(yán)格按照代理合同所規(guī)定的價格折扣進(jìn)行操作。展覽組織機(jī)構(gòu)給予代理商的代理費(fèi)和準(zhǔn)許代理商給予參展商的折扣須嚴(yán)格區(qū)分，由展覽組織機(jī)構(gòu)決定是否給予參展商展位折扣，代理商無權(quán)給予，以免引起招展價格的混亂。獨(dú)家代理、排他代理和一般代理的代理費(fèi)，通常是該代理商所交參展費(fèi)總額的15%、2;承包代理的代理費(fèi)用要高于20‰的水平，或可達(dá)到2甚至更高。承包代理一般只有在完成承包展位數(shù)量后才可提取代理費(fèi)。為鼓勵代理商的招展積極性，給代理商的代理費(fèi)可以采取累進(jìn)折扣制，即按招展的不同數(shù)量給予對應(yīng)的代理費(fèi)比例。

 

  收款與展位劃定。所有參展商展位的分配應(yīng)統(tǒng)一由展覽組織機(jī)構(gòu)控制和最后確定，代理商只能按與展覽組織機(jī)構(gòu)商定的展位分配進(jìn)行劃位，如遇特殊情況，代理商必須向展覽組織機(jī)構(gòu)提出展位劃位的申請，并經(jīng)展覽組織機(jī)構(gòu)書面認(rèn)可后才能實(shí)施。

 

  參展商的費(fèi)用管理。代理商(除承包代理外)原則上不得代收參展商的參展費(fèi)及其他一切費(fèi)用，個別特殊情況，可允許代理商代收參展商的參展費(fèi)用，但須在展覽組織機(jī)構(gòu)指定時間內(nèi)，將其所代收的展位費(fèi)扣除商定的代理費(fèi)后的余額全部匯入到展覽組織機(jī)構(gòu)指定賬戶。

 
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